Hoe ziet de ideale podcast workflow eruit

enkele tips voor een ideale podcast workflow

Podcasting is hot, zeker nu Spotify en andere platforms vol inzetten op dit medium. Podcasts variëren van een eenvoudige uit de hand gelopen hobby uitzending, tot professionele uitzendingen zoals bij BNR. Natuurlijk is het zo dat hoe meer tijd en geld je besteed aan deze ‘hobby’ hoe beter de kwaliteit zal zijn. En dat podcasting veel tijd kan kosten dat is ons onderhand ook wel duidelijk. Nu zoveel mensen overwegen om podcasting al hobby te beginnen, leek het ons handig om enkele tips voor een ideale podcast workflow mee te geven.

Er zijn goede redenen om een goede workflow in te richten. Een goede workflow automatiseert stappen voor je zodat je niet dezelfde informatie steeds hoeft te kopiëren. Bijvoorbeeld dat je opnames en shownotes automatisch naar je publisher (libsyn/Bluberry) gaan. Ook dwingt het je de juiste tools te kiezen en te gebruiken voor iedere stap om zo je totale proces zo efficiënt in te richten. Niet iedereen heeft natuurlijk geld voor om in Adobe Audition zijn bewerkingen te doen, maar er zijn alternatieven genoeg. Ten slotte zorgt een goed ingerichte workflow dat er niets over geslagen is zodat je niet achteraf informatie zoals bijvoorbeeld shownotes opnieuw hoeft toe te voegen.

Kortom door een goede workflow kun je tijd besparen!

Binnen de Dataloog kennen we de volgende fases in onze workflow:

1. Plannen van uitzendingen
2. Uitnodigen gasten
3. Opnemen uitzending
4. Nabewerking uitzending
5. Online plaatsen uitzending
6. Campagne maken per uitzending
7. Nazorg

Plannen van uitzendingen

Afhankelijk van hoe actueel je wil zijn is het verstandig om een planning te maken die zeker 8 uitzendingen vooruit loopt. Zeker in het begin als je net begonnen bent met uitzenden en niemand je podcast nog kent is het goed om alvast uitzendingen te plannen met gasten in je netwerk zodat je snel een stuk of 6 uitzendingen online kunt plaatsen. Zodoende kunnen luisteraars ook meer proeven van je podcast zodra je de eerste online hebt.

Ook is het hebben van een backlog met (ongenummerde uitzendingen) handig omdat je dan in geval van uitvallen van opnames om welke reden dan ook je een reserve uitzending hebt. Wij hebben zeker in het begin 50% van de uitzendingen afgezegd gekregen, gelukkig is dat nu niet meer zo, omdat we al bekend zijn.

Een volgende tip, maak indien je met meerdere personen uitzendingen opneemt een gezamenlijke sheet aan, bijvoorbeeld in Google Drive. Je kunt hierin zelfs vaste gasten de mogelijkheid geven om eigen uitzendingen te plannen. In je sheet maak je het beste voor je planning diverse proces stappen aan, per stap een sheet of kolom bijvoorbeeld.

In onze planning hebben we de volgende informatie staan:

• Mogelijk interessant – mensen of onderwerpen die we graag een keer zouden uitnodigen, een soort longlist
• Nog niet benaderd – specifieke personen die we nog echt gaan benaderen
• Benaderd – zodra we de persoon gemaild hebben, komt diegene in deze kolom terecht, zo weten we ook wie we
• Eerste mail contact – hebben we een reactie, maar nog akkoord dan, komt die persoon in deze lijst, dan weten we dat we dat er nog wat werk aan de winkel is
• Akkoord / niet akkoord – en als we akkoord hebben, maar nog niet ingepland dan komt die gene hier.
• Ingepland, dan hebben we datum tijd en locatie, maar nog belangrijker ook een uitzending nummer, kettingvraag en release datum. Hieronder zie je een plaatje van onze planning.

Nog laatste tips voor wat betreft de planning is dat je een tweeluik of drieluik plant met opnames die hetzelfde onderwerp hebben en opvolgende gasten die elkaar een beetje kennen. Zo zijn wij nu bezig met een serie over de rol van data in de energie transitie en ook een serie over predictive maintenance.

Uitnodigen gasten

Gasten uitnodigen is niet makkelijk, zeker als het om koude acquisitie gaat. Wij merken dat achteraf iedereen het echt leuk vind om deel te nemen aan de Dataloog. Zo kunnen we makkelijk het netwerk van onze gasten gebruiken om nieuwe gasten uit te nodigen. Dat werkt!

Als wij gasten uitnodigen gebruiken we hiervoor een template van een mail waarin we (1) de Dataloog uitleggen, (2) wat gasten mogen verwachten van ons en (3) waar we te vinden zijn. Onze tip is om hier een goede mail met een helder overtuigend verhaal te maken. Leg hierin naast de standaard tekst ook uit waarom je de ontvanger van de mail zo graag in je uitzending zou willen hebben. Wat goed werkt is te melden dat je denkt dat jouw luisteraars zijn /haar visie interessant vinden.

Een week voor de uitzending sturen wij onze gasten nog een set van instructies toe. Deze zijn ook te vinden op onze pagina in ons blog. In deze mail hebben we ook een indicatie van de vragen die we willen stellen en staat er ook hoe wij denken dat de uitzending interessant kan worden. Vraag gerust je gast tevoren naar klantcases, voorbeelden etc. Dan kan hij/zij zich echt goed voorbereiden. Om te voorkomen dat je vreemde situaties krijgt tijdens de uitzending vragen wij tevoren ook wat onze gasten niet willen delen.

Opnemen uitzending

De opname van onze uitzendingen vinden vaak op locatie plaats. We komen bij de gast langs op kantoor, en dan is er vaak al een ruimte geregeld en water etc. Onze studio is mobiel en flexibel, we hebben ongeveer 10 minuten nodig voor het opzetten ervan. We vragen onze gasten altijd wel of er ergens een rustige ruimte is in het gebouw of aangegeven kan worden dat er een opname plaatsvindt.

De meeste gasten hebben geen microfoon ervaring of ervaring met media uitzendingen. Daarom doen we altijd even een korte introductie in microfoon gebruik, laten we onze gast even spelen met zijn/haar stemgeluid, uiteraard met koptelefoon op. Ook doen we altijd een doorloop van de uitzendingen met jingles en de kettingvraag. Zodoende weet de gast waar we naar toe werken. Vaak hebben onze gasten als voorbereiding al een eerdere uitzending geluisterd dus kennen ze de volgorde en sfeer van de uitzending een beetje.

Nabewerken uitzending

Binnen één of twee dagen naar de uitzending sturen we altijd een mp3 file toe van de ruw opname via onze Dropbox. We hebben per uitzending een aparte map met hierin de WAV file, de mp3 de bio, shownotes en podcast cover art. De ruwe file bedoelen we dat er nog niets aan het geluid gedaan is. zoals EQ, noise gate of knippen. Een tip is om niet te lang te wachten met het opsturen van deze MP3. We vragen altijd aan onze gast de show te beluisteren en aan te geven of er nog geknipt moet worden. Plakken kunnen we helaas niet.

Nadat de nodige stukken geknipt zijn, wat overigens niet veel voorkomt, kunnen we de WAV file opleuken door effecten toe te passen. In onze studio maken we gebruik van de Rodecaster Pro die al een behoorlijke set belangrijke effecten per kanaal ingebouwd heeft, zoals:

• noise gate om ongewenste geluiden als airco te minderen
• Compressor om alle geluid hard/zacht gelijkmatig te maken
• Equalizer afhankelijk van stemgeluid
• Aphex sounds voor echt mooi radio stemgeluid
• en de-esser met high pass filter die de scherpe randjes uit het signaal haalt.

Voor het maken van de productie maken we gebruik van Auphonic. Dit is een webservice die op basis van Machine Learning technieken en slimme filters/compressie/EQ/Normaliseren het geluid optimaliseert. Wat ook nog erg handig is aan Auphonic, in het kader van workflow management, is dat deze service in contact staat met diverse andere services. Zo krijgen we van Google Speech een transcript van iedere uitzending, kunnen we de pakkende teksten per uitzending kopieren. De output van Auphonic wordt automatisch op zowel onze Dropbox als op Libsyn gepubliceerd. Auphonic en ook Google Speech kost wel geld, maar dat heb je natuurlijk altijd als je een podcast host.

Libsyn is het platform waarop onze podcast gehost worden. Dat doe je namelijk niet op je eigen website, dat is te kostbaar en daar is een website niet voor bedoeld. Wat we nog vergeten zijn, je podcast cover art maken met volgnummer en pakkende tekst. Die moet je uploaden in Auphonic zodat deze (1) ingebakken wordt in je mp3 en (2) in libsyn netjes overgenomen wordt zodat deze op Spotify en iTunes netjes verschijnt.

Online plaatsen uitzending

Zo de uitzending kan bijna online. Echter, wij willen graag onze luisteraars voorzien van links en extra informatie. Daarom maken we voor iedere uitzending een pagina aan waar het volgende te zien is:

• Een bio en foto van gast – dit kun je laten schrijven door hem/haar zelf
• Heb je een pakkende tekst over het onderwerp
• Alle achtergrond informatie zoals links, filmpjes die je in de shownotes wil opnemen. Bij ons is dat in ieder geval het nieuws van de week en links die ter sprake komen tijdens de uitzending.
• Commentaar en feedback van onze luisteraars

Om niet te lang op de benodigde informatie te hoeven wachten hebben wij in de instructies voorafgaand aan de uitzending en bij het zenden van de ruwe mp3 file al aangegeven dat we de foto en bio nodig hebben.

Moeten trouwens hier uitleggen dat het hebben van een pagina per uitzending goed is voor je SEO (vindbaarheid op Google).

Campagne maken per uitzending

Zodra de uitzending online staat wil je natuurlijk dat iedereen dit weet. Je huidige luisteraars komen daar natuurlijk snel achter via iTunes of Spotify. Maar je wil natuurlijk ook iedere keer nieuwe luisteraars trekken. Daarom zetten we iedere uitzending ook online op LinkedIn en Twitter, nee geen facebook. Een tip hier is om niet de link naar je uitzending in de RSS feed te doen maar de link naar je website waar de uitzending ook staat. Zo kunnen geïnteresseerden eerst lezen wie je bent, even via de website luisteren en dan klikken op de link naar Spotify / iTunes als ze de uitzending volledig willen luisteren.

Wat we ook steeds vaker doen is per uitzending een Google Ads campagne plaatsen zodat iemand die zoekt naar het onderwerp van jouw uitzending in de advertenties jouw podcast tegenkomt.

Uiteraard willen je gasten ook dat de uitzending goed beluisterd wordt. Daarom vragen we onze gasten altijd om een nieuwsartikel of link te plaatsen naar onze website pagina waar de uitzending staat. Zo heeft Securelink een nieuwsitem gewijd aan De Dataloog, en ook Smart 071.

Soms heeft een gast – zeker als het bedrijf of het product van het bedrijf mooi naar voren komt in de uitzending- er geld voor over om de uitzending te promoten. Daarom vragen we onze gast altijd als de uitzending online gaat of hij/zij geïnteresseerd is om de uitzending te sponsoren. Als wel dan kunnen we het geld hiervan inzetten voor Google / Facebook / LinkedIn campagnes

Nazorg

Het is netjes om als de uitzending online staat je gasten nog even te informeren over (1) het aantal luisteraars, (2) eventuele reacties van luisteraars op de uitzending, (3) feedback voor volgende uitzendingen over hoe diegene het ervaren heeft en tot slot (4) feedback die de gast zelf gekregen heeft van luisteraars uit zijn/haar omgeving.

Wat we ook nog aanbieden tegen geringe kosten is het transcript van de uitzending. Het kost ons meestal een uur om de fouten eruit te halen.

Tot zover alle inzichten in onze workflow. We hopen dat je hier iets aan hebt. Heb je vragen of opmerkingen, laat dan een berichtje achter op onze pagina.